Apesar de alguns discordarem, considero essencial a mensagem de confirmação de recebimento, pois dessa forma é possível acompanhar a data e o horário em que a mensagem foi aberta, avaliar quanto tempo levou para isto acontecer e, de acordo com a resposta, saber qual a prontidão do interlocutor. Avalie se é coerente ligar para alguém a fim de confirmar o recebimento de mensagens virtuais. Já não nos valemos mais de sinais de fumaça ou pombos-correio. Atualize-se.
Existem os que respondem ao e-mail sempre a partir da mensagem anterior, como forma de follow-up e até de documentação. Pode parecer uma atitude de descaso e desleixo. Abra pastas em seu computador, guarde mensagens como forma de registro, mas sempre inicie uma nova. Se você está respondendo a uma pergunta ou a um questionamento, pode parecer o.k., mas aquela mensagem que está copiada com outras doze anteriores dá a impressão de que tudo aquilo deve ser relido cada vez que recebido.
Permita-se digerir muito bem mensagens desagradáveis ou inquietantes. No calor das emoções, de imediato, é muito fácil perdermos a sintonia e a freqüência profissional imparcial e isenta — quesitos fundamentais no meio corporativo. Um estudo feito nos Estados Unidos chegou ao número de 5,5 trilhões de mensagens enviadas no ano de 1999. Imagine os números atuais.
Procure se policiar para não se tornar um “internetmaníaco”, daqueles que mandam tudo por via virtual — por exemplo, ao colega da mesa ao lado. A não ser que você tenha o objetivo expresso de registrar o assunto.
Pode parecer invasivo e até criminoso, mas as empresas têm o direito de interceptar e-mails enviados de suas máquinas a fim de monitorá-los. Portanto, respeite a confidencialidade e esteja muito seguro de não estar escrevendo nada que fará com que se arrependa depois. Opiniões pessoais irônicas, ácidas ou até chulas a respeito de terceiros e comentários racistas ou preconceituosos em todos os âmbitos poderão queimar sua imagem para sempre se acessados por alguém mais que o destinatário que você escolheu.
O bom e velho golpe de minimizar telas de assuntos variados que não aqueles tratados no ambiente profissional quando alguém se aproxima, se este vier farejar o que você está fazendo, basta que olhe para a parte inferior da tela e você estará entregue. Isso vale para evidenciar que, como em todas as relações humanas, o bom senso deveria permear nossas atitudes. Da mesma maneira que não utilizamos um telefone profissional para um longo bate-papo pessoal, declarações de amor picantes ou grandes dissertações sobre os próximos vinte anos de vida de seus filhos, isso vale para o uso da comunicação digital no que se refere a assuntos pessoais no ambiente profissional. A grande maioria das empresas hoje bloqueia acesso a sites de relacionamento ou de conteúdo não apropriado. Agora, vamos lá: olhar para aquele profissional aparentemente tão correto e eficiente e descobrir que ele tentou acessar algo do gênero “Gatinhas muito loucas” ou aquelas executivas de boa aparência flagradas na busca do site “Gatos: vem que tem”… é para derrubar qualquer boa imagem que possa ter sido criada.
Executivos que conferem à secretária ou a um assistente liberdade de acesso à caixa de mensagens, atenção triplicada.
Elegância virtual é reflexo da nossa de todos os dias, e não pode ser acessada através de um comando ou tecla. Precisamos incorpora-la ao nosso modo de vida.
E vale a pena!